Manajemen Tugas

Sering kali kita kerepotan dan bingung saat dihujani dengan berbagai macam tenggat tugas pekerjaan yang harus diselesaikan. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengingatkan kita terhadap antrian tugas tersebut. Cara paling umum dan sering dilakukan adalah mencatat dalam buku saku, memakai tempelan-tempelan dilayar monitor, bahkan sering kali harus ditulis diatas telapak tangan :). Justru cara-cara seperti ini sering kali membuat kita bingung untuk memulainya karena tidak terorganisir dengan baik. Ada dua hal pokok yang bisa menjadi landasan untuk bisa digunakan sebagai "pembantu" kita untuk menyelesaikan berbagai macam tugas-tugas pekerjaan secara effisien, yaitu Appliance dan Metode. 

Landasan pertama Appliance atau alat perlengkapan harus memiliki kemampuan untuk mengingatkan kita secara langsung akan tenggat tugas yang sudah direncanakan. Untuk hal ini yang paling direkomendasikan adalah menggunakan gadget seperti smartphone yang memiliki aplikasi seperti menampilkan daftar dalam bentuk widgets dilayar utama dan memiliki alarm pengingat sesuai tanggal dan waktu yang telah kita buat. Sehingga kita dapat memonitor terus menerus pekerjaan apa saja yang sudah dan yang belum dilakukan. Untuk aplikasi-aplikasi yang menggunakan platform OS android dan Blackberry, dapat diunduh di google play dan appworld.

Landasan kedua yaitu metode menyusun dan menjalankan tugas, yang langkah-langkahnya dijelaskan sebagai berikut:

• Buatkan daftar "to do" dengan cara dikelompokkan seperti Prioritas, Rutinitas, Monitoring dan lain-lain. Langkah ini memudahkan kita untuk membuat target penyelesaian tugas secara teratur dan efisien.
• Selalu perhatikan tugas yang menjadi prioritas dan setiap kali anda mulai mengerjakannya, harus dituntaskan sampai selesai. Karena penundaan pekerjaan akan membuat anda tidak fokus terhadap pekerjaan yang lainnya.
• Berikan tanda, waktu dan tanggal untuk daftar tugas yang telah selesai. Jangan pernah langsung menghapus data-data tersebut, tujuannya untuk menjadi bahan review dan menjadi pengingat kapan tugas telah diselesaikan.
• BackUp daftar tugas anda untuk menghindari kehilangan data akibat smartphone rusak atau hilang. Hal ini dapat dilakukan secara online, dengan cara aplikasi dan data tersebut di-sinkronkan ke alamat email anda. Kelebihan menggunakan cara ini adalah saat anda membeli dan mengganti smartphone yang baru, kemudian lakukan Login ke alamat email tersebut maka daftar tugas anda secara otomatis tersimpan dan tampil kembali.

Satu hal lagi yang lebih penting dalam menuntaskan semua tuntutan tugas yang dibebankan kepada kita adalah MOTIVASI dan SEMANGAT. Appliance, metode atau apapun itu akan sangat percuma dan sia-sia jika tidak ada keduanya. Motivasi ibarat sebuah kendaraan dan Semangat adalah bahan bakarnya. Tanpa itu tidak mungkin dapat mendorong dan menjalankan diri kita untuk menyelesaikan tugas. Motivasi berdasarkan dari impian dan pencapaian yang ingin diraih, darinya tercipta semangat dan dorongan usaha untuk melakukan. Let's do a Struggle !!